¿Qué es la facturación electrónica?
factura electrónica

La expansión de internet ha permitido la digitalización de muchas rutinas que antes requerían de formatos físicos y de presencialidad. Un ejemplo es la factura electrónica, que permite ofrecer un justificante de bienes y servicios, y se puede expedir en cualquier plataforma digital, así como recibirla y firmarla. Una alternativa al papel que cada vez es más común gracias a las nuevas tecnologías.

Pero, ¿tiene las mismas utilidades que una factura en papel? ¿Cómo debe expedirse de manera correcta, cumpliendo con la normativa legal? En definitiva, qué es una factura electrónica, cómo funciona y qué datos hay que incluir en ella para que esta tenga total validez tanto para proveedores, como para quienes reciben el producto o servicio.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un justificante de la entrega de bienes o prestación de servicios. Es decir, posee los mismos efectos legales que un documento físico, aunque el uso de este formato digital está condicionado al consentimiento del destinatario. En cualquier caso, se trata de una alternativa legal a la facturación tradicional en papel y que queda validada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Aquellos que estén interesados en usar una factura electrónica tendrán que adaptarse a los requerimientos técnicos que supone el uso de un formato digital, enviándola, así como firmarla a través de redes de comunicación como internet.

Dependiendo del tipo de facturación que se realice, habrá que atender a unos criterios, u otros.

¿Cómo funciona una factura electrónica?

Las facturas electrónicas están reguladas por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

En él se tratan aspectos como: obligación de expedir factura, los tipos de facturas (completa u ordinaria, y simplificada), expedición por terceros, contenido de la factura, requisitos de las facturas (legibilidad, autenticidad e integridad), especificidades de la factura electrónica, plazos, etc.

En cualquier caso, todos quienes decidan apostar por la facturación electrónica tendrán que cumplir con los siguientes requisitos que exige la administración:

Autenticidad de la factura (garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor, que pueden ser la misma persona). Esto se garantiza a través de la firma electrónica basada en un certificado digital, intercambio de datos EDI, y otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con anterioridad, y hayan recibido la validación de la misma.

Legibilidad de la factura, es decir, el archivo que se envíe digitalmente debe ser reconocible por programas informáticos a los que pueda acceder tanto quien presta los servicios, o productos, así como quien los realiza.

¿A quiénes se les puede facturar electrónicamente?

Hay que tener en cuenta una serie de especificaciones, atendiendo a la persona, o entidad, a la que se le
factura:

Facturas a las Administraciones Públicas

Imagen by: wingest.com

Las Administraciones Públicas están obligadas a aceptar las facturas electrónicas, salvo las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las comunidades autónomas, sociedades mercantiles y fundaciones públicas estatales. En este caso,  habrá que cumplir los siguientes requisitos: que estén escritas usando el lenguaje informático de Facturae 3.2 o 3.2.1, que hayan sido firmadas con un certificado digital reconocido, que se indique el destinatario de la factura. Deben entregarse a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas.

Facturas a otras empresas

Antes de expedir estas facturas electrónicas, el destinatario debe dar su consentimiento para el uso de este formato. Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido, se podrán usar los siguientes tipos:

  • Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido.
  • Firma electrónica basada en un certificado electrónico reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Para expedir facturas electrónicas a otras empresas deberá usarse un programa informático que cree estos documentos, un prestador de servicios de facturación electrónica, que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica.

Facturas electrónicas al consumidor final

Las empresas pueden enviar facturas electrónicas a particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado, el consentimiento debe ser expreso pero no necesariamente específico. Se ha de facilitar el acceso a los programas informáticos necesarios para que estas personas puedan leer el documento y, al mismo tiempo, garantizar procesos sencillos y gratuitos para revocar el consentimiento a la recepción de facturas electrónicas.

Tipos de facturas electrónicas

De acuerdo al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, existen dos principales categorías de facturas e:

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Facturas en formato estructurado

Estas facturas contienen datos y pueden ser generadas de manera automática por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Ventajas para empresas que facturan de forma digitalizada

La factura electrónica permite varias ventajas, al igual que otros muchos procesos que se han digitalizado.
Estas son algunas que recibirán aquellas empresas que decidan apostar por este formato:

  • La factura electrónica que se permite en España acorta los ciclos de tramitación, entre los que se incluye el cobro.
  • Reduce los errores humanos al automatizarse diversos procesos.
  • Elimina los costes de impresión y envío postal, beneficiando no solo al bolsillo de las empresas, sino que reduce la huella ecológica.
  • Mejora la capacidad de almacenamiento, garantizando una mayor vida a estos documentos y garantiza a la empresa poder localizarlos en caso de necesidad.
  • Se reduce el espacio de almacenamiento, permitiendo, incluso, poder guardarlos en la nube.
  • Se garantiza un mejor servicio al cliente al ofrecerle un servicio automático.
  • Permite, a la Administración, una mayor lucha contra el fraude.

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