¿Para qué sirven los libros contables de una empresa?

Los libros contables de una empresa, y de los trabajadores autónomos, sirven para mantener un orden en la contabilidad de la empresa, de forma que les permita encontrar cualquier operación que hayan realizado, e identificarla por orden cronológico. De esta forma, es posible extraer información económica y/o financiera rápidamente.

Su desarrollo se ajusta el Plan General de Contabilidad (PGC), en donde se especifican qué tipos de libros contables existen, obligatorios y voluntarios, así como las características que deben tener.

Libros de contables de carácter obligatorio

Según el PGC los libros contables obligatorios obligan a la empresa a realizar un balance e inventario que deberán reflejarse en el Libro de Inventario y Cuentas Anuales.

Al mismo tiempo, existe otro registro que tiene este carácter, el Libro Diario.

Libro de Inventario y Cuentas Anuales

En este documento la empresa ofrece información de carácter económico y/o financiero desde que comenzó su actividad.

De esta forma, queda reflejada información como el:

• Balance de Situación (bienes, capital de la empresa en una fecha concreta)
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias (archivo que muestra el resultado del ejercicio, distinguiendo entre los ingresos y los gastos generados durante el mismo)
• Cambios en el Patrimonio Neto (reflejando ingresos y gastos generados por la actividad durante el ejercicio y, por otro lado, movimientos habidos en el patrimonio neto)
• Flujos de Efectivo (anotando pagos y cobros)

Por último, toda esta información debe quedar reflejada en una memoria.

Libro diario

En el Libro Diario se registran las operaciones económicas que se han realizado cada día como fruto de la actividad empresarial.

Cada una de estas anotaciones se conocen como asientos contables. Esta información debe seguir un orden cronológico para facilitar la contabilidad.

De esta forma, al consultarlo, se puede acudir a una fecha de asiento contable, comprobar la descripción del comprobante y detectar la totalidad de los movimientos relacionados con las cuentas de la empresa para ver los saldos finales de las mismas.

¿Cómo se realiza el registro de los libros contables en una empresa?

Los libros contables deben llevarse, obligatoriamente, al Registro Mercantil correspondiente. Antes era necesario presentar dichos documentos de manera física con el fin de reflejar en el primer folio de estos documentos el sello del Registro correspondiente con el fin de evitar modificaciones.

Sin embargo, las nuevas tecnologías permiten que desde julio de 2017 se puedan presentar los libros contables de forma telemática mediante los siguientes pasos:

• Acreditarse mediante firma digital, o certificado de reconocimiento válido, para acceder al Registro Mercantil correspondiente.
• Contar con el programa Legalia.
• Acceder al apartado de “Presentación Telemática de Documentos» y mandar el libro contable.
• Una vez presentado, y sellado el libro contable, se recibirá una acreditación.

¿Cuándo está obligado un autónomo a llevar libros contables?

A priori, los autónomos están exentos de la obligación de llevar y presentar sus libros contables. No obstante, aquellos adscritos al régimen de estimación directa normal sí que están obligados a llevarlos, aunque no a presentarlos y legalizarlos.

No obstante, pueden hacerlo como las empresas a través de su presentación en el Registro Mercantil donde la empresa tenga el domicilio, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.